Excel表格的(de)規範性——提<&©高(gāo)效率的(de)一(yī)些(xiē)小(xiε↕"ǎo)技(jì)巧

前期的(de)文(wén)章(zhāng)中"♦®，著(zhe)重介紹了(le)法規要(yào)求方面♣♠的(de)規範性。今天小(xiǎo)編将為(wèi)大(dà)家(jiāπ≠)介紹Excel電(diàn)子(zǐ)表格另外(wài)一(yī)方面的(d™>&e)規範性——一(yī)些(xiē)偏重于提高(gāo)效率的(de)小(xiǎo)技(jì)巧。

一(yī)、表格名稱不(bù)放(fàng)在工(gōng)作(zuε ò)表內(nèi)

圖一(yī)

圖二

如(rú)上(shàng)圖一(yī)所示，标題”生(shēng)産管理(α £φlǐ)表06-21″占據了(le)第一(yī)行(÷‍α©xíng)，導緻安置在第二行(xíng)的(de)”季度”、”任務∑∞♦量”、”産品類型”等關鍵字段無法用(yòng)來×π↑(lái)進行(xíng)篩選。
所以，表格的(de)名稱盡量不(bù)要(yào)占用(yòng)工($₽×gōng)作(zuò)表首行(xíng)，而是(shì)參照(zhào)上(shàng)圖二所示的(de)在工‌÷©&(gōng)作(zuò)表和(hé)工(gō×↓αφng)作(zuò)薄名稱中體(tǐ)現(xiàn)即可(kě)。

而第一(yī)行(xíng)則可(kě)作(zuò)為(wèi)描述各↔ 列數(shù)據屬性的(de)标題，如(rú)”季度”、”任務÷ε量”、”産品類型”，是(shì)篩選和(hé)排序的(de)字段依據。

二、慎用(yòng)合并單元格

合并單元格一(yī)般僅限于申請(qǐng)表這(zhè)樣需 ‌↓∏要(yào)打印的(de)表單，這(zhè)些(xiē)表單并不(bùφ‍•)需要(yào)進行(xíng)運算(suàn)統計(jìπ ≠∑)彙總。在源數(shù)據表中，盡量不(bù)使用(yòδ♣ng)合并單元格。一(yī)個(gè)規範的(de)數(shù)據源♦Ωδ♣表格應該是(shì)所有(yǒu)單元格填滿，有(yǒu‍♦≤π)一(yī)條記錄一(yī)條，每一(yī)÷✔β÷行(xíng)數(shù)據完整、結構整齊。

上(shàng)圖E列是(shì)合并單元格，表面看(kàn)似很Ω∞(hěn)明(míng)了(le)，但(dàn)是(shì₽✔)在處理(lǐ)數(shù)據時(shí)卻會(huì)遇到(dào)很(hě∑>n)多(duō)問(wèn)題，比如(rú)無法進行(xíngβφ)排序和(hé)篩選。

三、一(yī)個(gè)單元格一(yī)個(gè★→¥)屬性

如(rú)下(xià)所示的(de)兩個(gè)表格，我們需要↓↔(yào)對(duì)任務量求和(hé)。

圖一(yī)

圖二

圖一(yī)F列的(de)數(shù)據都(dōu)是(shì)♣♣"σ帶單位的(de)，數(shù)據的(de)屬性也(yě)變成了(le)文(≈∑€wén)本屬性，需要(yào)将數(shù↑α♣)據分(fēn)列或者單位替換為(wèi)空(kōng)才能(néng)求和±✘×(hé)，或者使用(yòng)複雜(zá)公式（=SUM(–LE∑←FT(F2:F6,LEN(F2:F6)-1))），這(zhè)樣複雜(zá)的(de)數(shù)​φ組公式對(duì)于函數(shù)小(xiǎo)白(bái)來(λ ≠βlái)說(shuō)并不(bù)容易理(•✘♠lǐ)解和(hé)記憶。

圖一(yī)

而對(duì)圖二的(de)F列進行(xíng)求和(hé)就(jiù)再≥☆¶簡單不(bù)過了(le)。選中F列數(shù)據，點擊公式-自(zì)動β®$求和(hé)-求和(hé)，就(jiù)立馬得(♦∑de)到(dào)了(le)結果。

圖二

四、勿用(yòng)空(kōng)行(xíng)空(kōng)列隔斷∏§↔數(shù)據

如(rú)下(xià)圖所示，第5、9行(xíng)為(wèi)兩•¶個(gè)空(kōng)行(xíng)隔斷數(shù)據。假如(rú)需要(y‌₩≥♠ào)篩選下(xià)面所有(yǒu)數(shù)據，必須要(yào)先₩♦"±選中A1： F11的(de)區(qū)域，然後★®≤再進行(xíng)篩選。如(rú)果中間(jiān)沒♣≠§有(yǒu)空(kōng)行(xíng)的(de)隔斷，就(jiù×₩)不(bù)需要(yào)選中區(qū)域，隻要(yà"★★o)鼠标放(fàng)在任意有(yǒu)數(sh&✔÷₽ù)據的(de)單元格，按Ctrl+A就(jiù)可(kě)以選定全​≠'•部的(de)數(shù)據直接篩選啦，但(dàn)是(s‌$hì)有(yǒu)隔斷之後，就(jiù)不(∑×bù)可(kě)以了(le)。

不(bù)僅僅是(shì)篩選，寫公式的(de)時(shí)候也(y↔φě)是(shì)一(yī)樣的(de)，對(du♠§ì)于數(shù)據源來(lái)說(shuō)，保持數(shù)據之間(jiān)的(de)連續性是(shì)非常重要(yào)的(de)。

如(rú)果确實要(yào)将數(shù)據分(fēn)隔Ω↕開(kāi)來(lái)，我們可(kě)以改變±απ單元格填充色或字體(tǐ)的(de)顔色填充、将單元格邊框加粗÷₽等等來(lái)突出想分(fēn)隔開(kāi)的(de)數(shù)據。

五、勿添加多(duō)餘的(de)合計(jì)行(¶©  xíng)

一(yī)張非常規範的(de)數(shù)據源表格是(sh≠≤€ì)不(bù)應該有(yǒu)下(xià£ε)圖的(de)那(nà)些(xiē)合計(jì)行(xíng)。§ ↕€一(yī)邊輸入數(shù)據，一(yī)邊合計(jì)求§∑π和(hé)，這(zhè)種方法是(shì)不(bù)可(kě)取的(de)γ₽δ。

數(shù)據源還(hái)有(yǒu)随時(shí)增加、删除的(de)©λ"¥可(kě)能(néng)性，所以合計(jì)也(yě)會(huì)随之變動。

最正确的(de)做(zuò)法是(sh죕φ)，先錄入所有(yǒu)的(de)數(shù)據，最後再進行€>(xíng)合計(jì)。源數(shù)據表為(wèi)一(yī)張表，彙總€•‌表為(wèi)另一(yī)張工(gōng)作(zuò)表或其餘區(qū)域，∞♠↓彙總可(kě)以使用(yòng)函數(shù)、數(shσ✔'ù)據一(yī)覽表等完成。

六、同類型數(shù)據盡量使用(yòng$‍)一(yī)張工(gōng)作(zuò)表

如(rú)果下(xià)圖的(de)數(shù)據分(fēn)>Ω↓别在不(bù)同的(de)工(gōng)作(zuò)表中，這(zhè)個(±‌gè)時(shí)候我們要(yào)進行≥→π(xíng)篩選、引用(yòng)、排序和(hé)彙總等，會(huì)'∑♦加大(dà)我們的(de)工(gōng)作(zuò)難度，也(®↕yě)會(huì)浪費(fèi)時(shí)間(jiān)，這(z ∏‌₽hè)樣操作(zuò)非常不(bù)方便。

如(rú)下(xià)圖所示，我們把所有(yǒu)數(>"€‍shù)據都(dōu)放(fàng)在一(yī)張↑©工(gōng)作(zuò)表裡(lǐ)面，這(zhè)樣↓↑我們進行(xíng)篩選、排序、彙總，都(dōu)是(shì)非常容易 '的(de)。

盡管幾十幾百字符的(de)長(cháng)公式或者一→$(yī)段VBA代碼能(néng)完成多(duō)表合并，不(bù≠↓£®)過前提還(hái)是(shì)得(de)看(kàn)數(shù)據源零散到(dào)什(shén)麽程&≥↔λ度。因此，實際應用(yòng)中，沒必要(yào)自(zì)己為≤§γ(wèi)自(zì)己設置一(yī)些(xiē)障礙和(hé)難題。

總結：不(bù)管如(rú)何操作(zuò)，盡量地÷"(dì)将數(shù)據源規範化(huà)，雖然都(dōu)是(shì)很♦≤<(hěn)小(xiǎo)的(de)問(wèγ≥¥$n)題，但(dàn)是(shì)可(kě)以節約很(hěn)多(duō)工☆  (gōng)作(zuò)時(shí)間(jiān)~