合規後的(de)Excel在GxP領域的(de)廣泛應用(yòng)

Excel仍然寶刀(dāo)未老(lǎo)

圖1 Excel寶刀(dāo)未老(lǎo)

微(wēi)軟的(de)MS Excel是(shì)‍∑世界上(shàng)應用(yòng)最廣的(de)軟件(jiàn)™÷•γ之一(yī)，各行(xíng)各業(yè)都(dōu)可(kě♠× ')以看(kàn)到(dào)它的(de)身(shēn)影(<'™↕yǐng)，在生(shēng)物(wù)制(zh≈δ>ì)藥行(xíng)業(yè)同樣如(rú)此。近(jìn)年(nián←≠)來(lái)，雖說(shuō)各種大(dà)≈♣型應用(yòng)系統如(rú)雨(yǔ)後春筍，♥‌ ε紛紛湧現(xiàn)，并以電(diàn)子(zǐ)表格本身(shēn)之缺點作✘&(zuò)為(wèi)取代之說(shuō)辭。然而Excel本身(shēn≥≈→±)固有(yǒu)其所短(duǎn)，但(dàn)其所長(cháng)也(yě÷↓)實在是(shì)光(guāng)芒萬丈，讓人(rén)難以割舍。σ'☆☆本文(wén)将就(jiù)Excel在GxP領域∑ 的(de)合規問(wèn)題以及對(duì)應解決辦法一×≈♣₽(yī)一(yī)闡述，并為(wèi)Excel表格的(deφ$•)多(duō)樣性應用(yòng)做(zuò)一(yī)些(×→xiē)發散性思考。

以筆(bǐ)者的(de)觀察，Excel在國(guó)內(n≤•∞èi)外(wài)制(zhì)藥企業(yφ‍₩è)中的(de)使用(yòng)水(shuǐ)平可(kě)謂判若雲泥。國(guó)外(wài)一(yī)些(xiē)知(zhī)名藥企的(de)​≠→Excel模闆制(zhì)作(zuò)精良；每一(yī)個(g∏™$è)模闆都(dōu)可(kě)以稱得(d ★≤e)上(shàng)一(yī)個(gè)獨立的(de≠§)應用(yòng)程序，其設計(jì)會(huì)考慮功能(×☆±néng)性，容錯(cuò)性，易用(yòng)性，美(měi)觀度等多(d₩α₽•uō)方面，甚至有(yǒu)完全基于Excel設計(jì)和(h∞∑é)開(kāi)發的(de)LIMS應用(yòng)程序，也(y∑σě)正因為(wèi)Excel在國(guó)外(wài)應用↕Ω≈↕(yòng)的(de)廣度和(hé)深度，其合規性一(yī$​>↕)直是(shì)官方機(jī)構檢查的(de)重點之一(™Ω÷yī)。 FDA和(hé)WHO警告信中涉及到(dào)φ≥σ大(dà)量關于電(diàn)子(zǐ)表格不•♣ασ(bù)合規使用(yòng)的(de)問(wèn)題。

在計(jì)算(suàn)機(jī)系統相(xiàng)關的(d÷δe)警告信中，電(diàn)子(zǐ)表單和(hé) Ω≤♣數(shù)據庫占據了(le)25%的(de)份¶≈™↓額。從(cóng)發現(xiàn)的(de)問(wèn)題來(lái​'α©)看(kàn)，主要(yào)為(wèi)下(β‌γxià)面幾類：
• 未對(duì)電(diàn)子(zǐ)表格模闆進行(xíng)驗≥♦↓π證
• 公式或計(jì)算(suàn)錯(cuò)誤
• 表格模闆的(de)使用(yòng)不(bù)受控
• 用(yòng)于數(shù)據記錄類型的(de)表格缺乏審計(jì)追蹤₽★

圖2 電(diàn)子(zǐ)表單和(hé)數(shù)據庫缺陷占比25%

雖說(shuō)Excel的(de)相(xiàng)關合規問(wèn)題發現( ✘₹xiàn)很(hěn)多(duō)，但(dàn)Ex‍÷cel本身(shēn)不(bù)是(shì)洪水γ‌≥(shuǐ)猛獸，解決了(le)其GxP合<< ≠規性和(hé)可(kě)控性方面的(de)問₽​$¥(wèn)題，仍然是(shì)強大(dà)的(de)生(shēng)産力©λ提升工(gōng)具。這(zhè)種效率的(de)提升，倍增以員¶α§β(yuán)工(gōng)數(shù)量，産生(shē☆₽↓×ng)的(de)績效十分(fēn)驚人(rén)∞★≈。

♦ 确保使用(yòng)者使用(yòng)到(dào)正确版本的(de)E✘" ±xcel模闆
模闆管理(lǐ)的(de)失控，是(shì)♠∑Excel電(diàn)子(zǐ)表格合♠ ↔規管控失效的(de)根源。傳統的(de)方式是(shì)把Ex∑←₩cel模闆用(yòng)郵件(jiàn)或者其他(tā ®λ)方式發送給相(xiàng)關人(rén)員(yuán)使用(yòng)←'α₽。這(zhè)種方式很(hěn)難杜絕模闆誤用(yòng)。那(nà)麽，​₹✘∏是(shì)否有(yǒu)其他(tā)途徑解決問(wèn)題呢(nσ<↓×e)？答(dá)案是(shì)肯定的(de)，通(tōng)過網絡化(huà)部署Excel電(diàn)子(zǐ)表格β ∞λ模闆（擴展名不(bù)是(shì)xlsx，而是(shì)xltx），在各個(★γgè)Excel終端關聯公共模闆目錄，模闆制(zhì)作(zα♣uò)人(rén)員(yuán)隻需要(yào)在模闆文 ≤♥(wén)件(jiàn)夾中更新即可(kě)，不¶π(bù)用(yòng)再考慮發送的(de)問(wèn)題。用(yòλ♥★σng)戶在用(yòng)Excel選擇“新建”時(shí)，使用(yòγ&☆ng)的(de)模闆将永遠(yuǎn)是(shì®₽>‌)最新版本。如(rú)果用(yòng)戶私自(zì)将電(diàn)♣♠子(zǐ)表格拷貝到(dào)“私人(rén)路(lù)徑”上(shà ↑ng)使用(yòng)，模闆自(zì)身(shēn→≈)需要(yào)進行(xíng)合法路(lù)徑檢查，如(rú)果©β打開(kāi)路(lù)徑不(bù)是(sh±εì)指定路(lù)徑，将自(zì)動禁止使用(yòng)該模闆。

圖3 模闆網絡化(huà)部署

♦ 彌補Excel合規要(yào)素的(de)缺失：訪問(w₹εèn)控制(zhì)，審計(jì)追蹤，電(diγ≥≠λàn)子(zǐ)簽名
Excel本身(shēn)不(bù)具備合規的(de)用(yòng© Ω)戶管理(lǐ)，審計(jì)追蹤和(hé)電(diàn)子(zǐ)簽名功能∏€↓↔(néng)，這(zhè)對(duì)于應對("πσ≈duì)監管是(shì)最大(dà)的(de)挑戰。制(zhì)藥行♥​(xíng)業(yè)同仁在這(zhè)些(xiē)方面有∑φ∑(yǒu)過努力。例如(rú)，對(duì)Excel的(de)訪問(wèn)₽★β↕設置密碼，使其實現(xiàn)限制(zhì)訪問(wèn)；通(tōng♦↔)過 “共享工(gōng)作(zuò)簿‍®ε”方式的(de)“審計(jì)追蹤”實現(xi±φ♣àn)對(duì)操作(zuò)的(de)記錄。這(zhè)±♠ λ些(xiē)做(zuò)法都(dōu)值得(de)稱贊，  ★≤但(dàn)是(shì)細想，前者不(bù)能(nén♠εg)體(tǐ)現(xiàn)用(yòng)戶管☆♦€理(lǐ)，後者所謂的(de)“審計(jì)追蹤”能(néng)夠被篡改™σ操作(zuò)者甚至整體(tǐ)删除。

應對(duì)上(shàng)述合規要(yào)素的(de '< )缺失，目前最完善的(de)解決方式是(shì)借助第三方合規軟件("‍÷÷jiàn)實現(xiàn)。Excel eInfotree軟件(jiàn)的(de)用(yòng)戶管理<π(lǐ)，權限管理(lǐ)功能(néng)确保電(diàn)子(zǐ)≈§♦•記錄的(de)安全性，完整性和(hé)保>≈密性，其審計(jì)追蹤記錄能(néng)夠追蹤單元格水(shuǐ)平的↔→$(de)任何修改。審計(jì)追蹤信息存在數€×(shù)據庫服務器(qì)中，獨立于用(yòng)戶，無法修•α改，删除和(hé)僞造。嵌入Excel文(wén)件(jiàn)中電( ↓‌diàn)子(zǐ)簽名信息無法修改和(hé)删除（基于Excel文&β$<(wén)件(jiàn)整體(tǐ)內(nèi)容$φ÷數(shù)字指紋的(de)邏輯關聯），且能(néng)夠配置簽名電('♦diàn)子(zǐ)表格的(de)全局或者局部鎖定，确保電(dià ₩↓¶n)子(zǐ)記錄的(de)準确性和(hé)完整性。←σ±

圖4 Excel用(yòng)戶訪問(wèn)控制(zhì)

圖5 Excel審計(jì)追蹤

WHO在國(guó)內(nèi)多(duō)家(jiā)生(shēnε≥αg)物(wù)制(zhì)品企業(yè)檢查出用(y≈™òng)于趨勢分(fēn)析的(de)電(diàn)€♣π子(zǐ)表格不(bù)受控的(de)問(wèn)題，本↔₹" 質上(shàng)就(jiù)是(shì σ♦™)缺乏訪問(wèn)控制(zhì)與審計(jì)追蹤。₩✘✘

圖6 電(diàn)子(zǐ)簽名

電(diàn)子(zǐ)簽名并非必要(yào)，可(kě)采用(y← òng)混合模式使用(yòng)。即采用(yòng)電(diàn)≈ε子(zǐ)記錄，但(dàn)打印簽字。既然采用(yòng)了(le)電(diàn)子♠δ€ (zǐ)記錄，電(diàn)子(zǐ)簽名是(shì)錦上(γ§>↑shàng)添花(huā)，一(yī)步之遙，就(jiùφ₩)能(néng)化(huà)紙(zhǐ)張為(wèi)曆史，完全的(de)電(∏♠★diàn)子(zǐ)化(huà)難道(dào±‌)不(bù)香嗎(ma)?

♦ 确保使用(yòng)者對(duì)電(diàn)子(zǐ)表格 ¶規範的(de)命名和(hé)存放(fàng)
Excel的(de)命名規則和(hé)存放(fàng)路(lù)徑不(bù÷φ)受控一(yī)直是(shì)困擾質量管理"↔(lǐ)者的(de)難解之題，單以SOP規定所謂的(de)“最佳實踐”，效果£↔γφ不(bù)盡人(rén)意。Excel eInfotree在諸如(r​εú)此類Excel流程合規管理(lǐ)的(de)環節也(yě)表現(xiα☆φπàn)突出。它能(néng)夠配置電(di≈÷↔àn)子(zǐ)表格命名規則，強制(zhì)存儲路(lù)徑ε∑β規則。

圖7 按照(zhào)配置強制(zhì)命名規則

圖8 配置強制(zhì)存儲路(lù)徑

♦ Excel将繼續成為(wèi)生(shēng©✘✔↓)産力提高(gāo)的(de)有(yǒu)力±≠←工(gōng)具
最近(jìn)20年(nián)，随著(zhe)行(xí±₽±ng)業(yè)內(nèi)各種專業(yè)軟件(jiàn)的(de±↔δ∞)推出以及現(xiàn)有(yǒu)軟件(jiàn)的(de)完善，例如&₩≠(rú)LIMS（實驗室信息管理(lǐ)系統），CDS（色譜數<↕(shù)據系統），ELN（電(diàn)子(zǐ)實">驗記錄系統），MES（生(shēng)産執行(xíng)系統），數(φ​β shù)據的(de)存儲和(hé)處理(lǐ)方式有(yǒu)了★✘(le)更多(duō)的(de)選擇。由此，為(★¥wèi)了(le)減輕在Excel電(dià ☆‍×n)子(zǐ)表格應用(yòng)合規性上(s‌Ωhàng)的(de)壓力，許多(duō)制(zhì♣¥×)藥企業(yè)嘗試在關鍵業(yè)務領域中逐步“替換”電(diàn)子(z™£ǐ)表格。由于需要(yào)替換的(de)數(shù)量不(bù)小(xiǎo✘αα)，加上(shàng)替代系統也(yě)有(yǒu)很(≠★hěn)多(duō)潛在的(de)合規問(wèn)題需要(yào)​∏ ♠解決，使得(de)“替換”過程并不(bù±&←)順利。再者，專業(yè)軟件(jiàn)隻能(néng)處理(lǐ)其∞♦&管理(lǐ)範圍內(nèi)的(de)數(s‌→hù)據，在替換上(shàng)有(yǒu)一(yī)定的(de)局限性，即便™ε≤↑是(shì)經曆了(le)幾十年(nián)信息化(huà)≈ 建設的(de)歐美(měi)大(dà)型藥企，想要(yào)徹底杜絕Excα£←el的(de)使用(yòng)也(yě)幾>α₩₽無可(kě)能(néng)。

大(dà)型軟件(jiàn)實施周期長(cháng)，實施難度大(dàδ∞)，跟現(xiàn)有(yǒu)的(de)工(gō✘↕ng)作(zuò)方式差異顯著，員(yuán)工(gōng)的(π✔de)學習(xí)周期長(cháng)，最終實施的(de)效果往往不(bù)↑≈如(rú)人(rén)意。運行(xíng)₩♠♦過程中的(de)變更也(yě)非常困難。尤其對( §duì)于一(yī)些(xiē)從(cón✘&'←g)來(lái)沒有(yǒu)過信息化(huà)經驗的(de)企業(yè)∑✘來(lái)說(shuō)，大(dà)型♣₹軟件(jiàn)的(de)實施仍然是(shì)一(yī)個(π→gè)具有(yǒu)高(gāo)風(fēng)險，高(gāo)失敗率φ÷∑的(de)事(shì)件(jiàn)。Excel以其易用(yòng)性和(hé)靈活性在藥物(w'&≠±ù)研究與開(kāi)發、質量管理(lǐ)與控制(zhì)，生≤₽ ®(shēng)産、流通(tōng)等各個≥≤★↔(gè)環節扮演著(zhe)獨特而重要(yào)的(↑≈de)角色，同時(shí)也(yě)能(né★γng)為(wèi)進一(yī)步的(de)信息₩↕‌化(huà)水(shuǐ)平提升奠定基礎。在國(guó)內(nè×≤®i)的(de)制(zhì)藥企業(yè)都(dōu)是(sh♀<ì)中小(xiǎo)規模的(de)背景下(xià)，Exc•₩ el仍不(bù)失為(wèi)最簡易廉價實用 ↓(yòng)，且能(néng)快(kuài)速×π落地(dì)的(de)生(shēng)産力提升工(gōng)具。

圖9 無紙(zhǐ)化(huà)檢驗記錄

圖10 電(diàn)子(zǐ)批記錄

利用(yòng)Excel也(yě)能(né​♣∏φng)設計(jì)出類似Word的(de)精γ∞¶美(měi)表單。用(yòng)戶在其中填寫記錄，如(r&♣ πú)同在質紙(zhǐ)上(shàng)填寫一(yī)樣，并不(b∞"ù)需要(yào)特别的(de)過渡成本和(hé)學習(xí"≤¶)成本。配套上(shàng)審計(jì)≈☆追蹤和(hé)電(diàn)子(zǐ)簽名，就(jiù)可(kě​↕λ)以實現(xiàn)完全的(de)無紙(zhǐ)化(huà)。

圖11 CAPA台賬

圖12 文(wén)件(jiàn)收發台賬

圖13 設備校(xiào)驗台賬

上(shàng)面這(zhè)個(gè)儀器(qì)校(xiào←↓↓)驗校(xiào)準模闆，可(kě)根據填寫的(de)校(xiào)準周期，自​↓ ✘(zì)動根據上(shàng)一(yī)次校(xiào)準日(r♦‌ì)期計(jì)算(suàn)下(xià)一(yī)次校(xiào)準  ±日(rì)期。為(wèi)了(le)能(néng)提前進♦'π☆行(xíng)準備，還(hái)能(néng)設置預先提醒時(s‌ hí)間(jiān)長(cháng)度。在進入到(dào)預先提醒時(shí)±§£間(jiān)窗(chuāng)口後，系統能φ✘©(néng)自(zì)動發送郵件(jiàn)給相(xiàng)關人(rén₹★←‍)員(yuán)。

♦ 在合規環境下(xià)使用(yòng)的(de)Exce★ δ↓l VBA
除了(le)公式，讓Excel久負盛名的×≤φβ(de)就(jiù)是(shì)VBA（Visual♣×  basic for Application）。VBA讓Ex"→cel如(rú)虎添翼。一(yī)些(xiē)δ€複雜(zá)的(de)需求，用(yòng)公≤±©式實現(xiàn)起來(lái)可(kě)能(néng)會≈® (huì)非常複雜(zá)或者實現(xiàn)不(bù α)了(le)，但(dàn)使用(yòng)VBA則可(kě)≥↕以輕易解決。VBA讓Excel的(de)能(néng)力邊界無限延伸。在制(z¶ε¥♠hì)藥行(xíng)業(yè)，尤其是(shì)在GxP類型的(de)實驗''£室，按照(zhào)GAMP5，用(yòng)VBA做(zuò)的(de)程←×₽≥序原則上(shàng)應劃分(fēn)到(dào)第₩¥>5類——定制(zhì)化(huà)軟件(jiàn)。 $近(jìn)年(nián)來(lái)，基于行(xíng)業(&φαyè)輿論以及定制(zhì)化(huà)軟件(jiàn)本身(shēn)所帶≈¥來(lái)的(de)高(gāo)風(fēng)險，一(yī)些(xi¥ ē)公司的(de)質量部門(mén)對(duì)定制(zhì)₽₽×開(kāi)發軟件(jiàn)談虎色變，甚至₽λ一(yī)票(piào)否決。被列入5類軟件(jiàn)的(d¶§←§e)VBA程序也(yě)成了(le)清剿的(de)對↕♠∏<(duì)象，或者停止使用(yòng)，或者需要(yà↓ £o)改變實現(xiàn)方式。事(shì)實上(shàn‌ ↕ g)，任何官方都(dōu)沒有(yǒu)規定不♠✘(bù)能(néng)用(yòng)定制(zhì)化(huà)軟件(jiànΩ©&)。市(shì)面上(shàng)的(de)商業(yè)化(huà)軟件(Ω ↔∞jiàn)溯其根源也(yě)是(shì)來(lái)¶±' 源于定制(zhì)化(huà)的(de)軟件(jiàn)項目。在做(z &uò)好(hǎo)驗證工(gōng)作(zuò)，并能(néng)管理©α(lǐ)和(hé)應對(duì)好(hǎo)定制(z≥✘hì)軟件(jiàn)所帶來(lái)的(de)風(fēng)>↔​₩險的(de)前提下(xià)，藥企使用(yòng)Ω∑§∏完全沒有(yǒu)問(wèn)題。從(cóng)複雜(zá)度來∑σ'(lái)看(kàn)，定制(zhì)化(huà)還(hái)有(yǒu)複σ→雜(zá)定制(zhì)和(hé)簡單定★γ✘制(zhì)之分(fēn)。對(duì)于Excel VBA來(lái)說(shuō)₹↓ε​，其屬于Excel的(de)二次開(kāi)發，需求複雜(zá)度和(hé)代↕≤↕碼量都(dōu)遠(yuǎn)小(xiǎo)于普通(tōng)的(§ ₹ de)軟件(jiàn)開(kāi)發項目。£$←因此，在常規Excel模闆驗證的(de)基礎上(s±♦αhàng)，增加一(yī)些(xiē)挑戰性測試，∞§☆對(duì)代碼進行(xíng)注釋，優化(huà)和φ"(hé)審核，就(jiù)能(néng)大(dà)大(dࣀ↔σ)降低(dī)出現(xiàn)錯(cuò)誤的(de)概率。

Excel的(de)合規使用(yòng)是(shì) £↕老(lǎo)生(shēng)常談的(de)話(huà) φ™題，就(jiù)目前來(lái)說(shuō)，除了(le)Ω≈δ 現(xiàn)有(yǒu)使用(yòng)方式和(hé)管理(lǐ)方α'™式的(de)改進之外(wài)，使用(yòng)第三方$≥‌ 合規軟件(jiàn)徹底解決Excel的(de)合規問(wèn)題，如(rúα‌)eInfotree軟件(jiàn)，也(yě)不(bù)失為(wβ♣ èi)一(yī)個(gè)好(hǎo)的(de<★☆)選擇。

eInfotree是(shì)CIMCON公司的(dφ₹♦∞e)軟件(jiàn)，早已在世界各大(dà)知(zhī)名企業(yè∏ε♣δ)使用(yòng)。CIMCON公司還(hái)有(yǒu)XLVal↓♠σ₹idator，用(yòng)以實現(xiàn)♣™φφExcel模闆的(de)自(zì)動化(huà)驗證，≥∞自(zì)動生(shēng)成驗證文(wé≤πn)檔。

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