通(tōng)過良好(hǎo)設計(jì)降低(dī↕×>≥)Excel在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòn ≠g)風(fēng)險

  ●  電(diàn)子(zǐ)表格在Gx✔×P環境下(xià)的(de)使用(yòng)風(fēng)險

在本公号發布的(de)《Excel電(diàn)子(zǐ)表格GxP使用←$←(yòng)風(fēng)險啓示錄》中，從(cóng)整體(tǐ)σ₽✔​上(shàng)分(fēn)析了(le)電$ε↕(diàn)子(zǐ)表格在GxP環境下(xià)使用(yòn¥≈>→g)的(de)風(fēng)險，比如(rúφ±)：模闆使用(yòng)不(bù)受控，”Save As”的(dφ→e)濫用(yòng)，不(bù)受保護的(de)Excel工(gōng"≈)作(zuò)簿，軟件(jiàn)版本差異或設₽<置差異導緻的(de)錯(cuò)誤，打印的(de)紙≠ ®←(zhǐ)質表格無法溯源，未經驗證，缺少(shǎo)用(yòng)戶識别Ω≥和(hé)審計(jì)跟蹤，等等。

要(yào)實現(xiàn)電(diàn)子 ≥(zǐ)表格在GxP環境下(xià)的(de)合規使用(yòng)以及低(dī ∏±÷)風(fēng)險使用(yòng)，必須建立完↓♦備的(de)管理(lǐ)體(tǐ)系和(hé)成熟的(de)技(jì)術><(shù)手段。管理(lǐ)體(tǐ)系和(≠‍hé)技(jì)術(shù)手段都(dōu)不(bù)可(kě¥&σ)或缺，實際上(shàng)，技(jì)術(shù)手段的(¥α∑de)效果更加事(shì)半功倍。

本文(wén)将以一(yī)個(gè)實際使用(yòng)的∞∑α©(de)電(diàn)子(zǐ)表格模闆為(wèi)例，介紹通(tα♥∞•ōng)過技(jì)術(shù)手段可(kě)以怎樣提高(gāo)合規性并降 $≠π低(dī)風(fēng)險。

  ●  風(fēng)險降低(dī)實例

1. 打開(kāi)電(diàn)子(zǐ)表≈→•♠格模闆時(shí)，自(zì)動檢測本機™©ε←(jī)Office軟件(jiàn)版本是(shì)否與已驗證的(de)版本一​ (yī)緻，如(rú)一(yī)緻方可(kě)正常打開(kā☆≠®i)，如(rú)不(bù)一(yī)緻則提示用(yòng)戶并關閉表格&₽。此項措施可(kě)以避免模闆在未經驗證的(de)軟件(∑ jiàn)版本中使用(yòng)，以避免潛在的(de)錯(cuò)誤。

2. 自(zì)動将”是(shì)否為(wèi)官方版本↕ ✘>”顯示在表格顯眼的(de)位置，如(rú)果表格模闆經過拷貝或者另存，将顯示§→$為(wèi)”非官方版本”。避免對(duì)模闆的(de)私自λ∑♣α(zì)拷貝和(hé)另存，從(cóng)而避免模闆使用(yòng)的(de)♠×不(bù)受控。

如(rú)果想要(yào)限制(zhì)得(de∞≥)更嚴格，如(rú)表格被另存過或拷貝過，試圖打開(kāiγδ)時(shí)将提示錯(cuò)誤信息并自(zì)動關閉¶∞ 。

3. 自(zì)動記錄表格打開(kāi)時(shí)間(jiān)、 ←σ保存時(shí)間(jiān)、表格存放(fàng)位置、用(yòngπ•₩ )戶名（操作(zuò)系統），結合操作(zuò)系統訪問(wèn)控制(≠←™zhì)，實現(xiàn)用(yòng)£∏戶識别、文(wén)件(jiàn)層面審計(jì)跟蹤£∞γλ以及紙(zhǐ)質打印文(wén)件(jiàn)的(dπ±e)溯源。

4.将模闆限制(zhì)為(wèi)計(jì)算(suàn)工(gōng)π→Ω具使用(yòng)，用(yòng)戶僅能(néng)将±₩≈計(jì)算(suàn)數(shù)據及結果打印為(w‍¥èi)紙(zhǐ)質文(wén)件(jiàn)保存Ω₹，不(bù)能(néng)保留電(diàn)σ•☆子(zǐ)副本。為(wèi)避免無意間(jiān↔Ω>₹)對(duì)模闆造成的(de)修改，模闆限制(zhì)為(wèiδ"↑")隻能(néng)輸入數(shù)據進行(xíng)計(jì)算(suà♥​↔×n)并打印，不(bù)能(néng)進行(xíng)保存，試圖保存時(shíΩ$)将彈出不(bù)能(néng)保存數(shù)₹≤據的(de)提示信息。

如(rú)果使用(yòng)模式為(wèi)既打印紙‌✘ε(zhǐ)質文(wén)件(jiàn)、又(yòu)保留電(di∏→ ≈àn)子(zǐ)副本的(de)複合模式，則可(kě)限制(zhβ≈ì)為(wèi)打印或保存時(shí)自(zì)動另存，不(bù↓‌)對(duì)原模闆進行(xíng)保存，以避免對(duì✔®×)原模闆造成的(de)修改。

5.禁用(yòng)表格的(de)快(kuài)捷鍵和(hé)命令欄并對(duì)★δ工(gōng)作(zuò)表設置保護，用(yòng)戶≥ ¥僅能(néng)在數(shù)據輸入單元格內(nèi)輸入數(•Ω×shù)據，不(bù)能(néng)做(z¥'uò)其它任何操作(zuò)，避免無意間(ji✘≠¥αān)改變了(le)表格的(de)任何設置而導'"∞緻結果錯(cuò)誤。

6.在關閉表格前，如(rú)果表格尚未被打印，則提示用(yòng)戶報(bà✘→↕↕o)告未打印，避免輸入數(shù)據的(de)丢失。

從(cóng)這(zhè)個(gè)例子(zǐ)我們可(kě)以看(k"σàn)到(dào)，通(tōng)過對(duì)Exc¶✘λΩel電(diàn)子(zǐ)表格模闆本身(shēn)的≥>‍(de)良好(hǎo)設計(jì)，可(kě≤α ∏)避免很(hěn)大(dà)一(yī)部分(fēn)在GxP環境下(x÷↕★ià)的(de)使用(yòng)風(fēng)險。‌♥σ