通(tōng)過良好(hǎo)設計(jì)降低(dī)Exce÷ £l在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風(f‌€‍ ēng)險

  ●  電(diàn)↕®•£子(zǐ)表格在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng)風(fēng£‍)險

在本公号發布的(de)《Excel電(diàn)子(zǐ)表格≥‌ ↑GxP使用(yòng)風(fēng)險啓示錄》中，從(có€≤♥ng)整體(tǐ)上(shàng)分(fēn)析了(le)電(diàn)子(z≥‌≠∏ǐ)表格在GxP環境下(xià)使用(yòng)的(de☆±↔≠)風(fēng)險，比如(rú)：模闆使用(yò₹± ng)不(bù)受控，”Save As”的(•©de)濫用(yòng)，不(bù)受保護的(de)Excel工(gōδ≈ng)作(zuò)簿，軟件(jiàn)版本差異或設置差異導緻的(d♠₹<e)錯(cuò)誤，打印的(de)紙(zhǐ)質 §✘♣表格無法溯源，未經驗證，缺少(shǎo)用(yòng)戶識别和✔€δ↕(hé)審計(jì)跟蹤，等等。

要(yào)實現(xiàn)電(diàn)子(zǐ)表格在GxP‌‍↓φ環境下(xià)的(de)合規使用(yòng)以¥&及低(dī)風(fēng)險使用(yòng)，必須建 ≠ελ立完備的(de)管理(lǐ)體(tǐ)系和(hé)成熟的(de)技(jì≈‌)術(shù)手段。管理(lǐ)體(tǐ)系和(hé)技(jì)術(shù♣‍)手段都(dōu)不(bù)可(kě)或缺，±Ω¥ 實際上(shàng)，技(jì)術(shù)手段的(de)效果更加事(shì)₽£↓半功倍。

本文(wén)将以一(yī)個(gè)實際使用(δ®•yòng)的(de)電(diàn)子(zǐ)表格模闆為(wèi)例，介↕✔​↓紹通(tōng)過技(jì)術(shù)手段可(kě)以怎©"§​樣提高(gāo)合規性并降低(dī)風(fēng)險。±♣<

  ●  風(fēng)險₩¥★®降低(dī)實例

1. 打開(kāi)電(diàn)子(zǐ)表格模闆φ☆∏₽時(shí)，自(zì)動檢測本機(jī)Office軟™™‍件(jiàn)版本是(shì)否與已驗證的(de)φ®♥版本一(yī)緻，如(rú)一(yī)緻¶φ方可(kě)正常打開(kāi)，如(rú)不(★ bù)一(yī)緻則提示用(yòng)戶并關閉表格。此項措施可(kě)以避 ✔免模闆在未經驗證的(de)軟件(jiàn)版本中使用(yòng)，以✔λ↔♥避免潛在的(de)錯(cuò)誤。

2. 自(zì)動将”是(shì)否為(wèi)官方版本”≤↓β✔顯示在表格顯眼的(de)位置，如(rú)果表格模闆¶↕→經過拷貝或者另存，将顯示為(wèi)”非官方版本”。±$↓♠避免對(duì)模闆的(de)私自(zì)拷貝±♥→<和(hé)另存，從(cóng)而避免模闆使用(yòng∑↔)的(de)不(bù)受控。

如(rú)果想要(yào)限制(zhì)得(de←±>)更嚴格，如(rú)表格被另存過或拷貝過，試圖打開(§β≤kāi)時(shí)将提示錯(cuò)誤信息ε∑并自(zì)動關閉。

3. 自(zì)動記錄表格打開(kāi)時(shí)間(©‍≤ jiān)、保存時(shí)間(jiān)、表格存放(fàng)位置、用 £π(yòng)戶名（操作(zuò)系統），結合操作(zuò)系統訪問(wèn)控™÷¶ 制(zhì)，實現(xiàn)用(yòng)戶識别、文(wén)件(jiàn)↕©層面審計(jì)跟蹤以及紙(zhǐ)質打印文(±©wén)件(jiàn)的(de)溯源。

4.将模闆限制(zhì)為(wèi)計(jì)算(suàn)±↔工(gōng)具使用(yòng)，用(yòng)戶僅能(πσ$néng)将計(jì)算(suàn)數(shù)據及結果打λ>↑印為(wèi)紙(zhǐ)質文(wén)件(↕≥jiàn)保存，不(bù)能(néng)保留電(di←>àn)子(zǐ)副本。為(wèi)避免無意間(jiān)對(duì)模闆造成的π÷(de)修改，模闆限制(zhì)為(wèi)隻能(né₹←ng)輸入數(shù)據進行(xíng)計(jì)算(suàn)并€‍打印，不(bù)能(néng)進行(xíng)保存，試圖σ↕₹保存時(shí)将彈出不(bù)能(néng)保存數(s$¶hù)據的(de)提示信息。

如(rú)果使用(yòng)模式為(wèi)既打印紙(zhǐ)質文(wé">n)件(jiàn)、又(yòu)保留電(diàn)子(zǐ)副本的(de)複合∏★模式，則可(kě)限制(zhì)為(wèi)打印或保存時(shí)自€₹©¥(zì)動另存，不(bù)對(duì)原模闆進行(xíng)保存，以避免對 ↕±α(duì)原模闆造成的(de)修改。

5.禁用(yòng)表格的(de)快(kuài)捷鍵和(hé ↔¥♦)命令欄并對(duì)工(gōng)作(zuò ‌✘‍)表設置保護，用(yòng)戶僅能(néng)在數₽€™(shù)據輸入單元格內(nèi)輸入數(shù)據，δ±不(bù)能(néng)做(zuò)其它任何操作(zuò<¥÷φ)，避免無意間(jiān)改變了(le)表格的(de)任£✘何設置而導緻結果錯(cuò)誤。

6.在關閉表格前，如(rú)果表格尚未被打印，則提示用(yòng)$σ$↔戶報(bào)告未打印，避免輸入數(shù)據的(de)丢失。σα>≈

從(cóng)這(zhè)個(gè)例子(zǐ)我們可(kě)以看(k ≥àn)到(dào)，通(tōng)過對(duì)Excel電(diàn)子"α"(zǐ)表格模闆本身(shēn)的(de)良好(hǎo)設計(jì)，λ 可(kě)避免很(hěn)大(dà)一(yī)部分(¶β↕φfēn)在GxP環境下(xià)的(de)使用(yòng±↕✔)風(fēng)險。