Excel表格的(de)規範性——提高(‌¥♥εgāo)效率的(de)一(yī)些(xiē)小↕¥±×(xiǎo)技(jì)巧

前期的(de)文(wén)章(zhāng)中，著(zhe)重介紹了(le)法規‌ α<要(yào)求方面的(de)規範性。今天小(x✔Ω$iǎo)編将為(wèi)大(dà)家(ji←€↑ā)介紹Excel電(diàn)子(zǐ)表格另外(wài)一£Ω ≈(yī)方面的(de)規範性——一(yī)些(xiē↑‍¥≤)偏重于提高(gāo)效率的(de)小(xiǎo)技(jì)巧。

一(yī)、表格名稱不(bù)放(fàng)在工(gōng)作(zuò)表λ✘ 內(nèi)

圖一(yī)

圖二

如(rú)上(shàng)圖一(yī)所示，标題”生(shēng)産管÷₽≈理(lǐ)表06-21″占據了(le)第一(yī)行(xíng)，↑£¥α導緻安置在第二行(xíng)的(de)”季度”、”任務量”、”産品類型”'∞>等關鍵字段無法用(yòng)來(lái)進行(xíng)£←±篩選。
所以，表格的(de)名稱盡量不(bù)要(yào)占用(yπ×←δòng)工(gōng)作(zuò)表首行(xíng)，而是(shì)參照(zhào)上(shànΩΩ∏g)圖二所示的(de)在工(gōng)作(zuò)表和(©Ω‍♣hé)工(gōng)作(zuò)薄名稱中體(tǐ)現(xiàn)¶₽​∞即可(kě)。

而第一(yī)行(xíng)則可(kě)作(zuò)為(wèi)描述各列數(×↔★™shù)據屬性的(de)标題，如(rú)”季度”、”任務量”、”ε™産品類型”，是(shì)篩選和(hé)排序的(de)字段依據。

二、慎用(yòng)合并單元格

合并單元格一(yī)般僅限于申請(qǐng)表這✘↓(zhè)樣需要(yào)打印的(de)表單，這♦↓≈(zhè)些(xiē)表單并不(bù)需要(£↔yào)進行(xíng)運算(suàn)統λ↕≤計(jì)彙總。在源數(shù)據表中，盡量不(bù)使用(yòng)合并單​↔↕元格。一(yī)個(gè)規範的(de)÷÷數(shù)據源表格應該是(shì)所有(yǒu)單元格填滿，有(y≠↑ǒu)一(yī)條記錄一(yī)條，每一(yī)行(xíng)數¶'✔(shù)據完整、結構整齊。

上(shàng)圖E列是(shì)合并單元格，表面看'‍✘‍(kàn)似很(hěn)明(míng)了(le)，但(dàn)是(sh'♦σì)在處理(lǐ)數(shù)據時(shí)卻會(huì)₽​ ¶遇到(dào)很(hěn)多(duō)問(wèn)題，比₩✔₹如(rú)無法進行(xíng)排序和(hé)篩選。

三、一(yī)個(gè)單元格一(yī)個(gè)屬性

如(rú)下(xià)所示的(de)兩個(gè)表&≤↓格，我們需要(yào)對(duì)任務量求和(hé)。

圖一(yī)

圖二

圖一(yī)F列的(de)數(shù)據都(dōu)是(shì)帶單位¥∏的(de)，數(shù)據的(de)屬性也(yě)變成了(le)文(wé£₩n)本屬性，需要(yào)将數(shù)據分(fēn)列或者單位替換為(wè•÷↓i)空(kōng)才能(néng)求和(hé)，'£₽或者使用(yòng)複雜(zá)公式（=SUM(–∞≠✘♠LEFT(F2:F6,LEN(F2:F6)-1♦÷))），這(zhè)樣複雜(zá)的(de)數(sh§≠λ↕ù)組公式對(duì)于函數(shù)小(xiǎo)白(bái)來(lá↔₹i)說(shuō)并不(bù)容易理(lǐ)解和(hé)記憶。

圖一(yī)

而對(duì)圖二的(de)F列進行(xín$ ‍g)求和(hé)就(jiù)再簡單不(bù)過了'☆(le)。選中F列數(shù)據，點擊公式-↔ε自(zì)動求和(hé)-求和(hé)，就(jiù)立馬得§₽(de)到(dào)了(le)結果。

圖二

四、勿用(yòng)空(kōng)行(xíng)™↔δ<空(kōng)列隔斷數(shù)據

如(rú)下(xià)圖所示，第5、9行(xíng)為(wèi)兩個(g≤<αè)空(kōng)行(xíng)隔斷數(↕₽shù)據。假如(rú)需要(yào)篩γ✘♣選下(xià)面所有(yǒu)數(shù)據，必須要(yào)先選中A1： F¥©∑11的(de)區(qū)域，然後再進行(xíng)篩選。如$₩α↓(rú)果中間(jiān)沒有(yǒu)空(kōβ§&πng)行(xíng)的(de)隔斷，就(jiù)不(bù)需要‌₩(yào)選中區(qū)域，隻要(yào)鼠标放(fàng★× )在任意有(yǒu)數(shù)據的(de)單元格，"‌按Ctrl+A就(jiù)可(kě)以選定全部的(de)數(s≥↕ ≥hù)據直接篩選啦，但(dàn)是(shì)有(yǒu)隔斷之後，就(•∞‍jiù)不(bù)可(kě)以了(le)。

不(bù)僅僅是(shì)篩選，寫公式的(de₹×​←)時(shí)候也(yě)是(shì)一(yī)樣的(de) ♦∑，對(duì)于數(shù)據源來(lái)說(shuō)，保持數(shù)據之間(jiān)的(de)連續性是(shì)非常重要(yào)的(de)。

如(rú)果确實要(yào)将數(shù)據分(fēn)隔開(kāi)來↓£§(lái)，我們可(kě)以改變單元格填充色或字體(tǐ)的(d®™e)顔色填充、将單元格邊框加粗等等來(lái)突出想分(fēn)隔開(kāi)'÷→ 的(de)數(shù)據。

五、勿添加多(duō)餘的(de)合計(jì)行(xí<Ω$ng)

一(yī)張非常規範的(de)數(shù)據源表格是(shì♠γ∞↓)不(bù)應該有(yǒu)下(xià)圖®♠®的(de)那(nà)些(xiē)合計(jì)行(xíng)。一(yī)¥★σ₩邊輸入數(shù)據，一(yī)邊合計(jì)求和(hé)，這("↕zhè)種方法是(shì)不(bù)可(kě)取的(de ™☆•)。

數(shù)據源還(hái)有(yǒu)随時(shí)增加、删除∑α•"的(de)可(kě)能(néng)性，所以合計(jì)也(yě)會(huì)随之變動。

最正确的(de)做(zuò)法是(shì)，先錄入所有(©←<yǒu)的(de)數(shù)據，最後再進行(xíng)合計(ε♣β✘jì)。源數(shù)據表為(wèi)一(yī)張表，彙總表為(wèi)另∑ 一(yī)張工(gōng)作(zuò)表或其餘區(qū​"™)域，彙總可(kě)以使用(yòng)函數(shù←→÷®)、數(shù)據一(yī)覽表等完成。

六、同類型數(shù)據盡量使用(yòng)一₽∑↔(yī)張工(gōng)作(zuò)表

如(rú)果下(xià)圖的(de)數(shù)♥∞↔據分(fēn)别在不(bù)同的(de)≤♣工(gōng)作(zuò)表中，這(zhè)個(>‌↓gè)時(shí)候我們要(yào)進行 ®☆♦(xíng)篩選、引用(yòng)、排序和(hé)彙總等，會(huì)↔σ÷加大(dà)我們的(de)工(gōng)作(∏α₩∞zuò)難度，也(yě)會(huì)浪費(f±'èi)時(shí)間(jiān)，這(zhè)σ☆樣操作(zuò)非常不(bù)方便。

如(rú)下(xià)圖所示，我們把所有(yǒu)數(shù)據都(dōu)‌≈ 放(fàng)在一(yī)張工(gōng)作(zuò)表裡(l×☆ǐ)面，這(zhè)樣我們進行(xíng)篩選、排序、彙總‌↓，都(dōu)是(shì)非常容易的(de)。

盡管幾十幾百字符的(de)長(cháng)公式或者一(yī)段VBⶩ≥A代碼能(néng)完成多(duō)表合并，π∞α不(bù)過前提還(hái)是(shì)得(de)✔∏✔×看(kàn)數(shù)據源零散到(dào)什(shén)"•™•麽程度。因此，實際應用(yòng)中，沒必要(yào)自(zì)己為(wèi)自÷↓​ (zì)己設置一(yī)些(xiē)障礙和(hé≤ε )難題。

總結：不(bù)管如(rú)何操作(zuò)，盡量地(dì)将數(shù)©₹λ據源規範化(huà)，雖然都(dōu)是(shì)很(hěn)小(x☆δ‌Ωiǎo)的(de)問(wèn)題，但(dàπ©n)是(shì)可(kě)以節約很(hěn)多(duō)工(gōng)作(z≠α∞uò)時(shí)間(jiān)~