合規後的(de)Excel在GxP領域的(de)廣泛應用(yòng)

Excel仍然寶刀(dāo)未老(lǎo)

圖1 Excel寶刀(dāo)未老(lǎo)

微(wēi)軟的(de)MS Excel ≈‌$是(shì)世界上(shàng)應用(yòng)最廣的(de)軟✘ ÷件(jiàn)之一(yī)，各行(xíng)各★©₩業(yè)都(dōu)可(kě)以看(kàn)到(dào)♠¥♦它的(de)身(shēn)影(yǐng)，在≥→ε生(shēng)物(wù)制(zhì)藥行(xín∞αg)業(yè)同樣如(rú)此。近(jìn)年(nián)來(lái)，雖Ω™π說(shuō)各種大(dà)型應用(yòng)系統如(rú)雨(yǔ)↔&σ₩後春筍，紛紛湧現(xiàn)，并以電(diàn)子(zǐ)表格本♣↔←×身(shēn)之缺點作(zuò)為(wèi)φ≤ "取代之說(shuō)辭。然而Excel本身(shēn)固有(yǒu)其所短(d✘₹uǎn)，但(dàn)其所長(cháng)也(yě)實在是(shì)≤<≈<光(guāng)芒萬丈，讓人(rén)難以割舍♠$₽。本文(wén)将就(jiù)Excel在G₩πxP領域的(de)合規問(wèn)題以及對(duì)應解決辦法一♠£(yī)一(yī)闡述，并為(wèi)Excel表格✔<€的(de)多(duō)樣性應用(yòng)做(β ↑zuò)一(yī)些(xiē)發散性思考。

以筆(bǐ)者的(de)觀察，Excel在國(guó)內(nèi)外(wà☆₹‌λi)制(zhì)藥企業(yè)中的(de)使用(yòng)★←↑∏水(shuǐ)平可(kě)謂判若雲泥。國(guó)外(wài)一(yī)些(xiē)知(<≠zhī)名藥企的(de)Excel模闆制(zhì)作(z∏☆<✔uò)精良；每一(yī)個(gè)模闆都(dōu)可(kě)以φΩ•Ω稱得(de)上(shàng)一(yī)個(gè♦β)獨立的(de)應用(yòng)程序，其設計(jì)會(h≤•♣uì)考慮功能(néng)性，容錯(cuò)§€性，易用(yòng)性，美(měi)觀度↔♣¶γ等多(duō)方面，甚至有(yǒu)完全基于ExceΩ‍l設計(jì)和(hé)開(kāi)發的(de)LIMS應≥✔用(yòng)程序，也(yě)正因為(w≥×♠èi)Excel在國(guó)外(wài)應用(yòγ‍↓Ωng)的(de)廣度和(hé)深度，其合規性一(≤φ≥$yī)直是(shì)官方機(jī)構檢查的(de)重點之一(yī)。←♦® FDA和(hé)WHO警告信中涉及到(dào)大(dà)量關于電(diàn↕™✔α)子(zǐ)表格不(bù)合規使用(yòng)的(≤↔de)問(wèn)題。

在計(jì)算(suàn)機(jī)系統相(xiàng)關的(φ₽↓de)警告信中，電(diàn)子(zǐ)表£‌≠&單和(hé)數(shù)據庫占據了(le)✔λ‌€25%的(de)份額。從(cóng)發現(xiàn)的(de)問(wèn)題來↑♠✔♠(lái)看(kàn)，主要(yào)為(wèi)下(xεσ±ià)面幾類：
• 未對(duì)電(diàn)子(zǐ)表格模闆進行(§ xíng)驗證
• 公式或計(jì)算(suàn)錯(cuò)誤
• 表格模闆的(de)使用(yòng)不®↓(bù)受控
• 用(yòng)于數(shù)據記錄類型的(de)表格缺乏審α→計(jì)追蹤

圖2 電(diàn)子(zǐ)表單和(hé)數(shù)據庫缺陷占比2 '₽♣5%

雖說(shuō)Excel的(de)相(xiàng)關合規問(wèn♦↔)題發現(xiàn)很(hěn)多(duō)，但(dàn)Eδ✘ xcel本身(shēn)不(bù)是(shì)洪水(shφ uǐ)猛獸，解決了(le)其GxP合規性和(hé)可(kě)控性方面的(d→∞δ‌e)問(wèn)題，仍然是(shì)強大(dà)™>的(de)生(shēng)産力提升工(gōng)具。這(zhè)種效$≥率的(de)提升，倍增以員(yuán)工(gōng)數(shù)量，産生(∑¥shēng)的(de)績效十分(fēn)驚人(rén)。

♦ 确保使用(yòng)者使用(yòng)到(dào)正确₩¶版本的(de)Excel模闆
模闆管理(lǐ)的(de)失控，是(shì)Excel電(dià←¥εn)子(zǐ)表格合規管控失效的(de)根源。傳統的(®Ωde)方式是(shì)把Excel模闆用(yòng)郵✘§件(jiàn)或者其他(tā)方式發送給相(xiàng)關人(rén®γ)員(yuán)使用(yòng)。這(zhè)種方式很(hěn)難杜絕♦‍≈模闆誤用(yòng)。那(nà)麽，是(shì)★✔↕"否有(yǒu)其他(tā)途徑解決問(wèn)題呢©÷γ(ne)？答(dá)案是(shì)肯定的(de)，通(tōng)過網絡化(huà)部署Excel電(diàn)子(zǐ)表格模α✔闆（擴展名不(bù)是(shì)xlsx，而是(shì)xlΩ←$♣tx），在各個(gè)Excel終端關聯公共模闆目錄，模闆制ΩΩ<γ(zhì)作(zuò)人(rén)員(yuán)隻需要(yào)在模闆ε•<文(wén)件(jiàn)夾中更新即可(kěβ×)，不(bù)用(yòng)再考慮發送的(de)問(wèn)題。用(yòng®φ≈‍)戶在用(yòng)Excel選擇“新建”時(shí)，使用(φλyòng)的(de)模闆将永遠(yuǎn)✔ ✔是(shì)最新版本。如(rú)果用(yòn•​¥♠g)戶私自(zì)将電(diàn)子(z>∞←↕ǐ)表格拷貝到(dào)“私人(rén)路(lù)徑”上(shàn‍λ♦g)使用(yòng)，模闆自(zì)身(shēn)需要(yào)進行(xíng→"γ)合法路(lù)徑檢查，如(rú)果打開(kāi)路(lù)徑不(bù↕♣π&)是(shì)指定路(lù)徑，将自(zì$✘§★)動禁止使用(yòng)該模闆。

圖3 模闆網絡化(huà)部署

♦ 彌補Excel合規要(yào)素的(de)缺失：訪問(wèn)控制(zhì£≤)，審計(jì)追蹤，電(diàn)子(zǐ)簽名
Excel本身(shēn)不(bù)具備合規的(de)用(yòng)戶管理‌✘(lǐ)，審計(jì)追蹤和(hé)電(diàn)子(zǐ)簽←∑&"名功能(néng)，這(zhè)對(duì)于應對(du↑σ₽ì)監管是(shì)最大(dà)的(de)挑戰。制(zhì)藥行(xíng)∏₩§業(yè)同仁在這(zhè)些(xiē)' β≥方面有(yǒu)過努力。例如(rú)，對(duì)Excel的(de)♠σ♥訪問(wèn)設置密碼，使其實現(xiàn)限制(zhì)訪問(β•↓≠wèn)；通(tōng)過 “共享工(gōng)作(zuò)簿”方式的(de© )“審計(jì)追蹤”實現(xiàn)對(duì)操作(z★✘uò)的(de)記錄。這(zhè)些(xiē)做(zuò©→±)法都(dōu)值得(de)稱贊，但(dàn)是(shì)細想♥₹✘，前者不(bù)能(néng)體(tǐ)現("¶xiàn)用(yòng)戶管理(lǐ)，'→後者所謂的(de)“審計(jì)追蹤”能(néφ≥ng)夠被篡改操作(zuò)者甚至整體(tǐ)删除。

應對(duì)上(shàng)述合規要(yào)素的(de)缺失×±≠‌，目前最完善的(de)解決方式是(shì)借助第三方合規軟件(jiàn)實現↕¶¥(xiàn)。Excel eInfotree軟件(ji☆≤ ∞àn)的(de)用(yòng)戶管理(lǐ)，權限管理(lǐ)功φ"↓能(néng)确保電(diàn)子(zǐ)記錄的(de)><™σ安全性，完整性和(hé)保密性，其審計(jì)追蹤記錄能(néng)夠追蹤"✘→×單元格水(shuǐ)平的(de)任何修改。審計(jì)追蹤信息存在數(sh¶♠↔±ù)據庫服務器(qì)中，獨立于用(yòng)戶，無Ωβ✔法修改，删除和(hé)僞造。嵌入Exce§®♠l文(wén)件(jiàn)中電(diàn)子(zǐ)簽名信&"息無法修改和(hé)删除（基于Excel文(wén)件(jià<↔n)整體(tǐ)內(nèi)容數(shù)字指紋的(deσβ)邏輯關聯），且能(néng)夠配置簽名電(diàn)子(zǐ)表格的‌₩(de)全局或者局部鎖定，确保電(diàn)子(zǐ)記'≥錄的(de)準确性和(hé)完整性。

圖4 Excel用(yòng)戶訪問(wèn)控制(zhì)

圖5 Excel審計(jì)追蹤

WHO在國(guó)內(nèi)多(duō)家(jiā)生(λ↕✘shēng)物(wù)制(zhì)品企業♥β♣(yè)檢查出用(yòng)于趨勢分(fēn)析的(✘∑✘γde)電(diàn)子(zǐ)表格不(bù)受控的(de)問(wèn)題，本質≤₩←上(shàng)就(jiù)是(shì)缺乏訪問(wèn)控制(≥±≠zhì)與審計(jì)追蹤。

圖6 電(diàn)子(zǐ)簽名

電(diàn)子(zǐ)簽名并非必要(yàΩ☆ o)，可(kě)采用(yòng)混合模式使用(yòng)。即采用(yòng)♠$€電(diàn)子(zǐ)記錄，但(dàn)打印簽字。既然采用(yòng)了(le)電(diàn)子(zǐ)記φ&φ錄，電(diàn)子(zǐ)簽名是(sh≤φ£ì)錦上(shàng)添花(huā)，一(yī)步之∏©∑遙，就(jiù)能(néng)化(huà)紙(zhǐ)張為♦​​₩(wèi)曆史，完全的(de)電(diàn)子(zǐ)化★§©(huà)難道(dào)不(bù)香嗎(ma)?

♦ 确保使用(yòng)者對(duì)電(diàn)子(zǐ)表&♠±→格規範的(de)命名和(hé)存放(fàng)
Excel的(de)命名規則和(hé)存放(ε←λ≤fàng)路(lù)徑不(bù)受控一(yī)直是(shì)困擾質量管理(lǐλλδ&)者的(de)難解之題，單以SOP規定所謂的(de↕₽↔♠)“最佳實踐”，效果不(bù)盡人(ré₹&n)意。Excel eInfotree在諸如✔δ↑φ(rú)此類Excel流程合規管理(lǐ)的(de)環節也(₽✘♣✘yě)表現(xiàn)突出。它能(néng)夠配置電(diàn)子(zǐ)表格β‌ δ命名規則，強制(zhì)存儲路(lù)徑規則。

圖7 按照(zhào)配置強制(zhì)命名規則

圖8 配置強制(zhì)存儲路(lù)徑

♦ Excel将繼續成為(wèi)生(shēng)産力提高(gāo)™φ的(de)有(yǒu)力工(gōng)具
最近(jìn)20年(nián)，随著(zhe)行(xíng)業(yè)內(¥&₹nèi)各種專業(yè)軟件(jiàn)的(de)推出以及現(®←xiàn)有(yǒu)軟件(jiàn)的(de)完善，例如(rú)LIM>✘§₽S（實驗室信息管理(lǐ)系統），CDS（色譜數(shù)據系統），ELN（Ω"₹電(diàn)子(zǐ)實驗記錄系統），MES（生(shēng)産執行(x↕£γ‌íng)系統），數(shù)據的(de)存儲和(hé)處理(lǐ)方式₹±πγ有(yǒu)了(le)更多(duō)的(de)選擇。由此，為(wèi)了(l☆♥e)減輕在Excel電(diàn)子(zǐ)表格應用(yò≈₩∑ng)合規性上(shàng)的(de)壓力，許多(duō)制(zhì)藥企★∞業(yè)嘗試在關鍵業(yè)務領域中逐步“替§<↕¥換”電(diàn)子(zǐ)表格。由于需要(yào)替換的(de)數(shùα>✔)量不(bù)小(xiǎo)，加上(shàng)替代系統也(yě)有(yǒu)©λ很(hěn)多(duō)潛在的(de)合規問(wèn)•<♦™題需要(yào)解決，使得(de)“替換”過程并不(bù)順利。再者，專××業(yè)軟件(jiàn)隻能(néng)處理(lǐ)其管理(lǐ)範圍內(n↔π♥èi)的(de)數(shù)據，在替換上(shàng)有(yǒu)π∏±→一(yī)定的(de)局限性，即便是(shì)經曆了(le)幾十年(nián©≤↔×)信息化(huà)建設的(de)歐美(měi)大(dà®≤¶₽)型藥企，想要(yào)徹底杜絕Excel的(de)使用(yòn§<g)也(yě)幾無可(kě)能(néng)。

大(dà)型軟件(jiàn)實施周期長(cháng)，實施難度"♠大(dà)，跟現(xiàn)有(yǒu)的(de)工(gōng₩☆)作(zuò)方式差異顯著，員(yuán)工(gōng⣩)的(de)學習(xí)周期長(cháng)，↓¶÷>最終實施的(de)效果往往不(bù)如(r$↔±ú)人(rén)意。運行(xíng)過程中的(de)☆π♠變更也(yě)非常困難。尤其對(duì)于φ↑✘一(yī)些(xiē)從(cóng)來(lái)₹↕¥沒有(yǒu)過信息化(huà)經驗的(de)企業(yè)←‍π↓來(lái)說(shuō)，大(dà)型軟件(jiàn)的(£≠de)實施仍然是(shì)一(yī)個(gè)具有(yǒu)高(gāoβ©♠)風(fēng)險，高(gāo)失敗率的(de)事(s¥→hì)件(jiàn)。Excel以其易用(yòng)性和(hé)靈活性←♦在藥物(wù)研究與開(kāi)發、質量管理(lǐ)✘β與控制(zhì)，生(shēng)産、流通(tō©‍÷™ng)等各個(gè)環節扮演著(zhe)獨特而重要(yào)的✘<✔(de)角色，同時(shí)也(yě)能(néng)為(wèi)進一(¥∞$•yī)步的(de)信息化(huà)水(shuǐ)平提升奠定基礎。γ↕≠♦在國(guó)內(nèi)的(de)制(zhì)"®§©藥企業(yè)都(dōu)是(shì)中小(xiǎo)規模的(dλεπλe)背景下(xià)，Excel仍不(bù)失為(wèi)≠♦∏最簡易廉價實用(yòng)，且能(néng)快(kuài)速≈ ÷落地(dì)的(de)生(shēng)産力提升工(gōng)具。

圖9 無紙(zhǐ)化(huà)檢驗記錄

圖10 電(diàn)子(zǐ)批記錄

利用(yòng)Excel也(yě)能(néng)設計(jì)出類似Wπγord的(de)精美(měi)表單。用(yò<βng)戶在其中填寫記錄，如(rú)同在質紙(zhǐ)上(shàng)填寫一(≥₽<×yī)樣，并不(bù)需要(yào)特别的(de)©'過渡成本和(hé)學習(xí)成本。配套∞©☆↕上(shàng)審計(jì)追蹤和(hé)電(diàn)子(zǐ §)簽名，就(jiù)可(kě)以實現(xiàn)完全的(de)無紙(zhǐ)化δ✘  (huà)。

圖11 CAPA台賬

圖12 文(wén)件(jiàn)收發台賬

圖13 設備校(xiào)驗台賬

上(shàng)面這(zhè)個(gè)儀器(qì)校(xiào)ε"≥驗校(xiào)準模闆，可(kě)根據填寫的(de)校(xi∑∑"​ào)準周期，自(zì)動根據上(shàng)一₩φ(yī)次校(xiào)準日(rì)期計(jì)算(suàn)下(xià↓£™)一(yī)次校(xiào)準日(rì)期。♠✘γ¶為(wèi)了(le)能(néng)提前進行 π"(xíng)準備，還(hái)能(néng)設置預先提醒時✘₹₩(shí)間(jiān)長(cháng)度。在進∑₽γ入到(dào)預先提醒時(shí)間(j¶✘δ↑iān)窗(chuāng)口後，系統能(néng)自(₹✔zì)動發送郵件(jiàn)給相(xiàng)關人(rén)員(yu↕'☆án)。

♦ 在合規環境下(xià)使用(yòng)的(de)Excel VBA
除了(le)公式，讓Excel久負盛名的(de)就(₩$₹jiù)是(shì)VBA（Visual basic for Applεεication）。VBA讓Excel如(rú)虎±→添翼。一(yī)些(xiē)複雜(zá)的(de)需求，用(yòng)公式♠₹實現(xiàn)起來(lái)可(kě)能ε&(néng)會(huì)非常複雜(zá)或者實現(xiàn)不(bù)了(leδ∏σ)，但(dàn)使用(yòng)VBA則可(kě)以輕易解決。VBA讓Exc<λσel的(de)能(néng)力邊界無限延伸。在制(zhì)¥• &藥行(xíng)業(yè)，尤其是(shì)在GxP類型♦¶®♥的(de)實驗室，按照(zhào)GAMP5，用(yòn→δ&g)VBA做(zuò)的(de)程序原則上(shàng)應劃分(‌&✘fēn)到(dào)第5類——定制(zhì)化(huà)軟件(jiàn)。$Ω↑γ近(jìn)年(nián)來(lái)，基于行(xíng)業(↓δ♥₽yè)輿論以及定制(zhì)化(huà)軟件(jiàn)本身‍↔★♠(shēn)所帶來(lái)的(de)高(gāo)風(fēng)險，一(yī)<→✘些(xiē)公司的(de)質量部門(mé₽♣n)對(duì)定制(zhì)開(kāi)β≤≈π發軟件(jiàn)談虎色變，甚至一(yī)票(piào)否決。÷Ω€₹被列入5類軟件(jiàn)的(de)VBA程序也(yě)成了(le¶≈)清剿的(de)對(duì)象，或者停止使用(yòng♦σ)，或者需要(yào)改變實現(xiàn)方式。事(shì)實上(shàng€β∏)，任何官方都(dōu)沒有(yǒu)規定不(bù)Ω‍♥能(néng)用(yòng)定制(zhì)化(huà ε≈✘)軟件(jiàn)。市(shì)面上(shàng)的(de)商業(yè)化(≠←huà)軟件(jiàn)溯其根源也(yě)是(shì)來(lái)源于定制(zπσ∑∞hì)化(huà)的(de)軟件(jiàn)項目。Ω™在做(zuò)好(hǎo)驗證工(gōng)作(zuò)，并®∏能(néng)管理(lǐ)和(hé)應對(←♦♠duì)好(hǎo)定制(zhì)軟件(jiàβ∞n)所帶來(lái)的(de)風(fēng)險的(de)前∏§★提下(xià)，藥企使用(yòng)完全沒有(yǒu)問(wèn∑®)題。從(cóng)複雜(zá)度來(lái)看(kàn)，✔<↔定制(zhì)化(huà)還(hái)有(yǒu)複雜(zá<")定制(zhì)和(hé)簡單定制(zhì)之分(f§±ēn)。對(duì)于Excel VBA來(lái)說(shuō)，其屬β☆‌于Excel的(de)二次開(kāi)發，需求複雜(zá)度和(hé)代碼量‌₩都(dōu)遠(yuǎn)小(xiǎo)于普通($​tōng)的(de)軟件(jiàn)開(kāi)發項目。因此，在常規Excel£↓∏模闆驗證的(de)基礎上(shàng)，增加一(yī)些(xi≠ββē)挑戰性測試，對(duì)代碼進行(x©φ☆™íng)注釋，優化(huà)和(hé)審核，就(jiù)能(néng)大(₽"​♣dà)大(dà)降低(dī)出現(xiàn)錯(cuò)誤的α♦(de)概率。

Excel的(de)合規使用(yòng)是(shì)老(lǎo)生(sh♦→ēng)常談的(de)話(huà)題，就(jiù)目前來(lái)說  ←(shuō)，除了(le)現(xiàn)有(yǒu)使用(yòng₽∏&π)方式和(hé)管理(lǐ)方式的(de)改進之外(wài)，使用(yòngα& ®)第三方合規軟件(jiàn)徹底解決Excel的(de≤≥)合規問(wèn)題，如(rú)eInfotree軟件(jiàn)，也(yě♦&)不(bù)失為(wèi)一(yī)個(gè)好(hǎo)的(de)選擇。

eInfotree是(shì)CIMCON公司←☆→ 的(de)軟件(jiàn)，早已在世界各大(dà)知(zhī)名企業$∞(yè)使用(yòng)。CIMCON公司還(hái)有(yǒu)XLV$± alidator，用(yòng)以實現(xiàn)>×"∏Excel模闆的(de)自(zì)動化(huà)驗證，自(λ≤₽>zì)動生(shēng)成驗證文(wén)檔。

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