我很(hěn)忙，手動輸入？不(bù)，←←φ自(zì)動匹配！

何謂GMP？一(yī)言以蔽之：Mountains of Docume γnts。

在質量部門(mén)裡(lǐ)工(gōng)作(zuò)，每天都(dōu≥∑™)要(yào)處理(lǐ)堆積如(rú)山(shān)的(de)文☆γ(wén)件(jiàn)，在沒有(yǒu↕'↕₩)DMS、QMS等這(zhè)樣高(gāo‍ &)大(dà)上(shàng)的(de)系統的(de)β↑情況下(xià)，如(rú)何在細節上(s<↓"hàng)提高(gāo)文(wén)件(jiàn)的(d'‍₩πe)處理(lǐ)效率和(hé)輸入的(de)正确率？小(xiǎo)編₽§©↔将以Excel設計(jì)中的(de)自(zì)動匹配為(wèi)∑γ例，娓娓道(dào)來(lái)……

注：本文(wén)采用(yòng)Windows10操作(zuò)系統¥≤​♣和(hé)Microsoft officσ←δ✘e 2013版本進行(xíng)介紹。

第一(yī)：根據一(yī)個(gè)自(zì)變量自(zì≈Ω€)動匹配

在制(zhì)藥企業(yè)的(de)工(gōng)作(zuò)中，涉↔✔↕及到(dào)各種各樣的(de)記錄收發，如(r™™ú)：SOP文(wén)件(jiàn)的(de)收發☆¶✘•、生(shēng)産記錄收發、實驗記錄收發、台賬收發等等。對(duì)于GMP文(wén)件(jiàn)的(de∞§)管理(lǐ)，各部門(mén)都(dōu)會(huì)指定文(wén)∞∏件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。在設計♠♠←×(jì)電(diàn)子(zǐ)表格時(shí♣$♠≥)，可(kě)以通(tōng)過部門(mé↓‍ σn)自(zì)動匹配，找到(dào)對(duì)應部門(mén)的(de)§↔∏文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員γ‌(yuán)。

下(xià)面是(shì)小(xiǎo)編設計(jì₽β)的(de)“制(zhì)藥企業(yè)SOP文(wén)件(jiàn)↔γ收發記錄模闆”。

在“相(xiàng)關表格”中，列出部門(m↕•Ωén)和(hé)對(duì)應的(de)部門(mén)文(wén)件(jiàn♠↓α∞)管理(lǐ)員(yuán)。

      &nbs♦ •±p;        ♠↑Ω       ≤ε✘          §☆;           &n$ bsp;   

在“主表格”中，有(yǒu)“發放(fàng)”和γ"↓<(hé)“收回”兩個(gè)模塊設計(jì)表格。

在“發放(fàng)”模塊中，通(tōng)過下(xià)拉 ₽菜單輸入“接收部門(mén)”，在“接收人(rén)”列中自↓™£(zì)動匹配對(duì)應部門(mén)文(wén↔∞ )件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)；同樣的(♣βde)，在“收回”模塊中，通(tōng)過下(xià)拉菜單輸入“收回部門(m₽γ‍★én)”，在“收回人(rén)”列中自(zì)動匹配對(duì)應♣§部門(mén)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。在整✘♥σ個(gè)記錄填寫過程中，隻需要(yào)手動輸入“接≈∞÷收日(rì)期”和(hé)“收回日(rì)期”，這(zhè)樣就(j¥&iù)大(dà)大(dà)提高(gāo)了(le)記錄填寫效≥↑↓率。

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(yòng)到(dào)了(le)VLOε€αOKUP函數(shù)。

在Microsoft Excel中VLOOKUP函數δ$β≤(shù)語法規則是(shì)：

VLOOKUP (lookup_value,table_arδ÷ray,col_index_num,range_lookup¶δφ↑)，依次為(wèi)：要(yào)查找的(de)值、要(y☆£ào)查找的(de)區(qū)域、返回數(shù)據在查↑₹找區(qū)域的(de)第幾列數(shù)♠•‌、模糊匹配/精确匹配。

在截圖中，要(yào)查找的(de)值為(wèi)“D15”≈"，即“接收部門(mén)”；要(yào)查找的(de)區(qū) γ €域為(wèi)“C$5:D$10”，即“相(xiàng)關表格”中的(dλ ♦πe)部門(mén)列表和(hé)部門(mén)管理(lǐ)™✘員(yuán)；返回數(shù)據在查找區(qū)ε♥域的(de)第2列，即“部門(mén)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)™♠↔員(yuán)”列；選擇精确匹配。

至于VLOOKUP中嵌套的(de)IF函數(shù)和(hé)ISER&★★ROR函數(shù)，是(shì)為(wèi)了(®®©le)避免出現(xiàn)查找錯(cuò)誤是(shìσ←≤β)出現(xiàn)諸如(rú)#N/A、#VALUE!₹​✔、#REF！的(de)返回值。

第二：根據二個(gè)自(zì)變量自(∑ ≈zì)動匹配

下(xià)面以 “計(jì)算(suàn)→$機(jī)化(huà)系統周期性回顧記錄表∑≈模闆”為(wèi)例進行(xíng)講解。

在“回顧記錄表”中，需要(yào)通(tōng)過“回顧周期矩陣表”中的(γ÷de)“風(fēng)險級别”和(hé)“GAMP 5>≈分(fēn)類”這(zhè)兩個(gè)變量自(zì)動匹配•×  “回顧周期”

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(yòng)到(dào)了(₽‍'le)INDEX和(hé)MATCH函數(shù)¥↕δ。

在Microsoft Excel中MATCH函數(shù)語法規則是(shì)÷'：

MATCH(lookup_value, lookup_array, m&<atch_type) ，依次為(wèi)：需要(yào)在數↓λ(shù)據表（lookup_array）中查找值的(de&☆<)位置、可(kě)能(néng)包含有(yǒu)所要(yào)查找數©☆(shù)值連續的(de)單元格區(qū)域、查詢的(de)指定方式。

INDEX函數(shù)語法規則是(shì)：  INDEX(ar↓δ≈ ray,row_num,column_nu←♥↔m) ，依次為(wèi)：一(yī)個(gè)單元格區(∑₽qū)域或數(shù)組常量、用(yòng)于選擇要(yào)從(cóng§±•α)中返回值的(de)數(shù)組中的(de)行(xíng)↑π≥‍、用(yòng)于選擇要(yào)從(cóng)中返回值的(de)♣±數(shù)組中的(de)列。

=IFERROR(INDEX(回顧周期矩陣≥€表!D$6:G$8,MATCH(回顧記錄表!G10,回顧周期π♠♣矩陣表!C$6:C$8,0),MATCH(回顧記錄表!H10,回顧周期矩陣××表!D$5:G$5,0)),"")

上(shàng)述的(de)嵌套函數(s↓γhù)中，INDEX函數(shù)：

第一(yī)個(gè)參數(shù)：回顧周期矩陣表!D<♣♣♠$6:G$8為(wèi)查找的(de)單元格區(qū)域↑∞，即“回顧周期矩陣表”中黃(huáng)色區(qū)域；

第二個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shù)<'σα，為(wèi)查找“風(fēng)險級别”這(zhè)個(gè) δ♥變量，作(zuò)為(wèi)INDEX函數(sγ'σhù)的(de)返回值數(shù)值中的(de♠ )行(xíng)；

第三個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shù™≈)，為(wèi)查找“GAMP 5分(f∑Ωēn)類”這(zhè)個(gè)變量，作(zuò)為(wèi★™•β)INDEX函數(shù)的(de)返回值數(shù)值中的(d±¥‌e)列。

總結：自(zì)動匹配能(néng)夠大(dà)大(dà)的(de±←≤)提高(gāo)記錄填寫效率，學好(hǎo)常見™‍©α(jiàn)的(de)函數(shù)能(néng)夠>β✘∏讓文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)人(rén)員(yuán)在一("λγyī)定程度上(shàng)從(cóng®€)繁複的(de)文(wén)件(jiàn₩γλ)中解放(fàng)出來(lái)。