我很(hěn)忙，手動輸入？不(bù)，自(zì)↕δλ∏動匹配！

何謂GMP？一(yī)言以蔽之：Mountaδ€ ins of Documents。

在質量部門(mén)裡(lǐ)工(gōng)作(z ₩uò)，每天都(dōu)要(yào)處理(lǐ)堆積如(rú)✔¥λ≥山(shān)的(de)文(wén)件(jiàn)，在沒有(yǒu)DM¥♠S、QMS等這(zhè)樣高(gāo)大(dà)上(shàng)的₽↑∑¥(de)系統的(de)情況下(xià)，如(rú)何在細節上(shàng∏λ×)提高(gāo)文(wén)件(jiàn)的(de)處理(lǐ)效率↔∑和(hé)輸入的(de)正确率？小(xiǎo)編将以Excel設計✘✘→(jì)中的(de)自(zì)動匹配為(wèi)例♦λ，娓娓道(dào)來(lái)……

注：本文(wén)采用(yòng)Windows10操作(zuò)系統和÷✘ (hé)Microsoft office 2013版本進行(xíng)介紹。 ☆

第一(yī)：根據一(yī)個(gè)自(zì)變量自(zì)動♥™匹配

在制(zhì)藥企業(yè)的(de)工(gōng)作(zuò)中，涉及到↑↔×♠(dào)各種各樣的(de)記錄收發，如(rú)：SOP文(wén)件( ε™♠jiàn)的(de)收發、生(shēng)産記錄收發、實驗記錄收發、台賬收發γ↑₹等等。對(duì)于GMP文(wén)件(jiàn)的(de)管理(lβ♥¥ǐ)，各部門(mén)都(dōu)會(huì)指定文(wén)件(jφ¶≠iàn)管理(lǐ)員(yuán)。在設計(‌αjì)電(diàn)子(zǐ)表格時(shí)，可(kě)&☆以通(tōng)過部門(mén)自(zì)動匹配，找到(dào)對∞φ (duì)應部門(mén)的(de)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員↕ε(yuán)。

下(xià)面是(shì)小(xiǎo)≤‍ ₽編設計(jì)的(de)“制(zhì)藥企業(yè)"✘€SOP文(wén)件(jiàn)收發記錄模闆”。

在“相(xiàng)關表格”中，列出部門(mén)和λ£ε(hé)對(duì)應的(de)部門(mén)₽÷σ文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。

          &γ‌λ‌nbsp;         &↓♣©φnbsp;      Ωπ✔¥           &n™∏bsp;       

在“主表格”中，有(yǒu)“發放(fàng)”和("✘¶&hé)“收回”兩個(gè)模塊設計(jì)表格。π•±

在“發放(fàng)”模塊中，通(tōng)過下(xià)拉菜單輸入≈®“接收部門(mén)”，在“接收人(rén)”列中自(zì)動​©匹配對(duì)應部門(mén)文(wén)件(jiàn)管理(l λ÷₹ǐ)員(yuán)；同樣的(de)，在“收回”模塊中，通(tōng)過下(x←'∑ià)拉菜單輸入“收回部門(mén)”，在“收回人(rén)”列中自(  zì)動匹配對(duì)應部門(mén)文(wén)件(γ₩↑jiàn)管理(lǐ)員(yuán)。在整個(gè)記錄填寫過程中，隻←‌↓需要(yào)手動輸入“接收日(rì)期”和(hé)“收回日(rì)期”，∑‌這(zhè)樣就(jiù)大(dà)大(dà)提高(gāo)了(le)→π<★記錄填寫效率。

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(yò∏≤ng)到(dào)了(le)VLOOKUP函數(→‍ shù)。

在Microsoft Excel中VLOOK>©γUP函數(shù)語法規則是(shì)：

VLOOKUP (lookup_value,table_array,col‌ ¥_index_num,range_lookup)，依次為(wèi)：要(yà∑®o)查找的(de)值、要(yào)查找的(de)區(φ‍qū)域、返回數(shù)據在查找區(qū)域的(de)第幾列數(shù)、​$÷‍模糊匹配/精确匹配。

在截圖中，要(yào)查找的(de)值為(w₩™σ€èi)“D15”，即“接收部門(mén)δλ”；要(yào)查找的(de)區(qū)域為(wèi)“C$<♣5:D$10”，即“相(xiàng)關表格”中的(de)部門(ménβ↔)列表和(hé)部門(mén)管理(lǐ)員(yuán)&<；返回數(shù)據在查找區(qū)域的(de)第2列←λ♦‌，即“部門(mén)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)¶∏σ≈員(yuán)”列；選擇精确匹配。

至于VLOOKUP中嵌套的(de)IF函數(shù)和(hé)ISERROR函¶₽數(shù)，是(shì)為(wèi)了★σ€σ(le)避免出現(xiàn)查找錯(cuò)誤是(shì)出現(xiàn)€ λ≥諸如(rú)#N/A、#VALUE!、#REF！的(de)返回值© 。

第二：根據二個(gè)自(zì)變量自(zì)動匹配

下(xià)面以 “計(jì)算(suàn)機(jī)化(>¥δhuà)系統周期性回顧記錄表模闆”為(wèi)例進行(xíng)講解。↑☆₹≤

在“回顧記錄表”中，需要(yào)通(tōng)過☆∞​₽“回顧周期矩陣表”中的(de)“風(fēng)險級别 '”和(hé)“GAMP 5分(fēn)類”♣↔©↔這(zhè)兩個(gè)變量自(zì)動匹配 “回顧∑γ​周期”

如(rú)截圖，表格中主要(yào)用(yòng)到(dà↑£↕™o)了(le)INDEX和(hé)MATCH↕✘÷‌函數(shù)。

在Microsoft Excel中MATCH函數(shù)♦₹→δ語法規則是(shì)：

MATCH(lookup_value, lookup_array, matc₽λ'h_type) ，依次為(wèi)：需要(yào)在數(shù)據©∑™表（lookup_array）中查找值的(de)位置、​α​可(kě)能(néng)包含有(yǒu)所要(✘γ ♣yào)查找數(shù)值連續的(de)單元格區(•‍↔qū)域、查詢的(de)指定方式。

INDEX函數(shù)語法規則是(shì)：  IN¥™♣♥DEX(array,row_num,colu"$Ωmn_num) ，依次為(wèi)：一(yī)個(÷"£∑gè)單元格區(qū)域或數(shù)組常量、用(yòng)>£ ↔于選擇要(yào)從(cóng)中返回值的✔∞ (de)數(shù)組中的(de)行(xíng)、用(yòng) ≤于選擇要(yào)從(cóng)中返回值的(de)數(s&‍hù)組中的(de)列。

=IFERROR(INDEX(回顧周期矩陣表!D$6:G$8,MATCH(回顧記錄表!G10,回顧周期矩陣表!C$6:™< ✔C$8,0),MATCH(回顧記錄表!H10,回顧周期矩陣表!D$5:G$5,0)✘★π↓),"")

上(shàng)述的(de)嵌套函數(shù)中，INDEX函數×™(shù)：

第一(yī)個(gè)參數(shù)：回顧周期矩陣表!D$6:G±☆$8為(wèi)查找的(de)單元格區('€qū)域，即“回顧周期矩陣表”中黃(huáng)色區(qū)域；

第二個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shù)，為(wèi)查找“風ε§∏(fēng)險級别”這(zhè)個(gè)變★€量，作(zuò)為(wèi)INDEX函♦✘§π數(shù)的(de)返回值數(shù)值中的(d ∏>λe)行(xíng)；

第三個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shù)，為(w♠¥èi)查找“GAMP 5分(fēn)類”這(zhè) &個(gè)變量，作(zuò)為(wèi)INDγβπ‌EX函數(shù)的(de)返回值數(shù ≥€β)值中的(de)列。

總結：自(zì)動匹配能(néng)夠大(dà)大(dà)δ♠的(de)提高(gāo)記錄填寫效率，學好(hǎo)常見(jià‌ε≠n)的(de)函數(shù)能(néng)夠讓文(©✔wén)件(jiàn)管理(lǐ)人(rén)員(yuán)在一 λ(yī)定程度上(shàng)從(cóng)繁複的(de)文(wén)件(€φ&​jiàn)中解放(fàng)出來(lái)。